La mission principale du cadre de santé est d’améliorer l’efficience de l’organisation de l’activité et des équipes pour un fonctionnement optimal des sites d’exercice qu’il supervise au quotidien.
Il doit pour cela :
– Assurer la planification, l’organisation des équipes et de l’activité pour une utilisation optimale des ressources, en coordination avec l’équipe de direction, les secrétaires coordinatrices et manipulateurs référents de site.
– Coordonner la normalisation des processus nécessaires à production des examens d’imagerie (imagerie conventionnelle, Scanner, IRM) afin d’optimiser l’efficacité, la qualité, la sécurité de l’utilisation des salles et du personnel médical et paramédical.
– Travailler en étroite collaboration avec les différents services et notamment : le Comité Opérationnelle, les médecins radiologues, le service RH, la comptabilité, les secrétaires, les manipulateurs, et éventuellement le Comité de Direction.
Positionnement du poste : lien hiérarchique direct avec la direction opérationnelle du pôle
Missions
Dans le domaine de l’Organisation, en lien avec la Direction Opérationnelle
– Manager la planification, l’organisation et la coordination des activités d’imagerie liées à la prise en charge du patient (planification et prise des RDV, homogénéisation des horaires et des densités des vacations, harmonisation des cotations) ;
– Gérer les plannings des heures de l’ensemble des secrétaires et manipulateurs, contrôle et gestion des annualisations ;
– Relation permanente avec coordinatrices/référents pour doléances plannings ;
– Analyse des statistiques d’activité afin de participer à la gestion des structures (mise en place d’indicateurs qualitatifs et quantitatifs afin de produire le rapport d’activité mensuel par modalité) ;
– Identification, priorisation et communication sur les problématiques ;
– Travail en interaction avec l’ensemble des équipes ; – Proposition de solutions adaptées et réalistes pour l’amélioration des systèmes et processus, modes de fonctionnement et/ou de pilotage ;
– Suivi des indicateurs de performance et de tableaux de bord ;
– Supervision de la gestion des services généraux et les commandes du matériel en lien avec les coordinatrices et référents de site.
Dans le domaine ressources humaines
– Assurer le suivi des absences des salariés à l’aide de l’outil dédié ;
– Gérer le planning des congés du personnel (tableau avec intégration des maladies, formations, absences diverses) en lien avec le service RH.
– Gérer le planning des heures de délégation CSE en lien avec le service RH ;
– Vérification/sécurisation des données logiciel planning pour communication au Chargé RH chaque fin de mois (maladies, congés, affectations, absences diverses…) ;
– Création de plannings type et élaboration de roulement en vue de projets internes futurs.
– Travailler en étroite collaboration avec le service RH pour une mise en adéquation des ressources humaines avec la charge de travail en fonction des sites ;
– Participation au recrutement des collaborateurs en lien avec le service RH ;
Dans le domaine de l’amélioration continue et qualité de service
– Participation aux réunions Qualité sur les sites cliniques concernés en lien avec la Responsable Amélioration continue et qualité de service, et notamment à l’amélioration et harmonisation des processus.
Dans le domaine de la sécurité
– Appliquer et faire appliquer la réglementation et la législation en vigueur en matière de radioprotection patients et personnel, en lien avec le PCR.
– Participer activement à la veille sanitaire.
Dans les autres domaines
– Participation active aux instances (Réunions des cliniques, réunions du réseau) et à certains dossiers stratégiques (ARS) ;
– Participation aux réunions coordinatrices et référents de site ;
– Gestion des congrès organisés par la société ;
– Gestion des études en collaboration avec la clinique.
Critères de performance et compétences nécessaires
- Compétences techniques
– Intervenir en autonomie pour repérer sur le terrain les gisements de progrès, relever des informations qualitatives et quantitatives pertinentes, faire des préconisations et établir des plans d’action ;
– Faire preuve de réactivité et d’une rapidité d’exécution pour une optimisation quotidienne de l’efficience organisationnelle ;
– Avoir de bonnes capacités de synthèse et de communication ;
– Bonne connaissance des métiers et des problématiques du Groupe afin de comprendre les sujets dans leur ensemble et proposer des solutions adaptées. ;
– Participe activement à la veille sanitaire et aux différentes réunions du Groupe. - Compétences organisationnelles
– Faire preuve d’organisation et d’une bonne gestion des priorités ;
– Connaître les enjeux et les valeurs du Groupe et savoir les communiquer ;
– Faire preuve de polyvalence ;
– Faire preuve de réactivité et d’autonomie. - Compétences relationnelles et d’adaptation
– Être force de proposition ;
– Avoir le sens du service et du résultat ;
– Savoir travailler en équipe et être à l’écoute de ses interlocuteurs (entraide, transmissions…);
– Faire preuve de patience, de diplomatie et de pédagogie ;
– Adapter sa communication à différents interlocuteurs ;
– Faire preuve de discrétion et de respect des règles de confidentialité.
Diplômes nécessaires
– Formation d’école des cadres ;
– DU Management en imagerie médicale (CESEGH).