Clinique psychiatrique de Quissac (30)
Recrute un
ATTACHE DE DIRECTION,
CDD D’OCTOBRE A MARS,
REMUNERATION SELON PROFIL
Principales missions :
– Assister la Direction administrative dans ses tâches (réalisation de dossiers, statistiques, changement organisationnel)
– Participer aux réunions institutionnelles (CDU, COVIRIS, CLAN, CLUD, CLIN, DD, Réunion médicale, Staff de direction)
– Manager l’équipe de Direction
– Être l’interface entre la clinique, le service informatique et le service comptable du siège
– Participer au développement de la politique qualité et la gestion des risques au sein de l’établissement (tableau de bord, compte qualité…)
– Assurer la gestion documentaire qualité dans AXILA
– Assurer le contrôle de gestion entre les établissements et le service comptable du siège
– Participer à la gestion des Ressources Humaines (Aide au contrat de travail, plan de formation, gestion du logiciel GPEC, gestion du logiciel KELIO)
– Participer à la communication de l’établissement (journal interne, lettre de vœux…)
SECRETARIAT DE DIRECTION :
-Capacité à organiser et coordonner pour son supérieur hiérarchique la transmission et la rédaction des informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la clinique.
– Capacité à se tenir informé de l’agenda du Directeur de façon à être en mesure de proposer des dates de rendez-vous en son absence et d’effectuer les confirmations de ces rendez-vous ou de ces déplacements.
– Capacité à réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, messagerie électronique…).
– Capacité à rédiger des comptes rendus, courriers, notes…
– Capacité à préparer des dossiers.
– Capacité à préparer et organiser les réunions de certaines instances.
– Capacité à réaliser et communiquer à la Direction des annexes pour le contrôle budgétaire mensuel.
– Capacité à assurer le traitement du courrier, la tenue du chrono courrier, préparer les parapheurs pour signature à la Direction.
– Capacité à assurer la diffusion de tout document émanant de la Direction nécessaire au bon fonctionnement de la clinique.
– Capacité à participer à la démarche qualité de l’établissement.
– Capacité à gérer les factures et relation avec le service comptable du siège.
– Capacité à gérer les réclamations à faire aux patients(matériels endommagés..)
– Capacité à gérer l’envoie des réponses des réclamations patients aux RU et au Secrétariat Médical.
-Capacité à suivre les dossiers assurances en cours.
-Capacité à suivre les dossiers travaux.
INFORMATIQUE :
– Capacité à être l’interface avec le service informatique (signalement des problèmes informatiques, proposition d’actions d’amélioration, participation à l’élaboration des pré-requis pour hôpital numérique…).
GESTION ADMINISTRATIVE DES RESSOURCES HUMAINES :
– Capacité à gérer la mise à jour du logiciel GPEC.
– Capacité à aider à finaliser le dossier administratif du salarié.
– Capacité à travailler en lien avec les responsables de service.
– Capacité à participer à l’organisation des élections des représentants du personnel.
– Capacité à gérer des plannings des soignants, des secrétaires de psychiatrie et CSSR
– Capacité à préparer la paie des soignants et secrétaires
– Capacité à anticiper les contrats de travail.
– Capacité à être garant des suivis trimestriels des soignants (RF, RTT, HS.)
COMMUNICATION :
– Capacité à être garant de la réalisation du journal de l’établissement et en assurer la communication.
– Capacité à assurer la communication des établissements avec l’extérieur (lettres de vœux, information sur les nouvelles prises en charge, mise à jour du livret d’accueil…).
– Capacité à mettre à jour et suivi des conventions de partenariat.
– Capacité à mettre à jour et suivi des contrats avec les prestataires externes.
– Capacité à assurer la communication en interne dans le logiciel de gestion documentaire AXILA.
QUALITE ET GESTION DES RISQUES :
– Capacité à développer un état d’esprit qualité dans la clinique et travailler en lien avec l’ensemble des équipes, les responsables de service, les médecins et la Direction de l’établissement.
– Capacité à recenser les plans d’action qualité (mini PAQ) des instances pour intégration dans le PAQ général de l’établissement (compte qualité).
– Capacité à traiter et analyser les évènements indésirables avec les responsables
– Capacité à participer aux différentes instances internes qualité : CLAN, COPIL, CREX, CDU/COVIRIS…et réaliser les comptes rendus.
– Capacité à être garant de la réunion des procédures.
– Capacité à réaliser des procédures, protocoles spécifiques à son domaine d’activité et en assurer la diffusion.
– Capacité à gérer dans AXILA la gestion documentaire qualité en y intégrant différents documents en PDF.
– Capacité à préparer les certifications avec le COPIL et la Direction.
Le profil
Savoir
– Formation en assistanat de Direction
– Formation en gestion administrative
– Formation en Gestion en Ressources Humaines
Savoir être
– S’impliquer dans la vie de l’entreprise
– Participer personnellement au climat de travail serein et productif
– Communiquer et transmettre une image positive de la structure
– Savoir désamorcer les tensions et les situations conflictuelles
– Travailler en équipe
– Avoir l’esprit d’équipe
– Avoir le sens de l’adaptabilité
– Faire preuve de rigueur et de fiabilité
– Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelles
– Avoir le sens de l’écoute
– Patience et réserve
– Fédérer une équipe et obtenir son adhésion
– Respectueux des notions de confidentialité
– Respect du secret médical
– Repérer ses propres limites pour rester professionnel : maitrise de soi
– Sécurité
– Initiative
– Sens des responsabilités
– Sens de l’observation
– Présentation
– Relation avec la hiérarchie
– Ponctualité
Contact
Carole HUDRY-PRIEUR, Directrice
direction@cliniquedequissac.fr